مدیریت پروژه سازمانی

در باب مزایای مدیریت پروژه و استقرار استانداردهای مدیریت پروژه سخن بسیار است. در این مقاله سعی شده است مزایای مدیریت پروژه سازمانی ، بر اساس راهنما یا استاندارد PMBOK تشریح شود. تغییر و بهبود در سازمان ها امری اجتناب ناپذیر است. تغییرات مثبت، سازمان ها را از جایگاه و وضعیت فعلی به وضعیت بهتر انتقال می دهند. هرگونه تغییری را می توان به عنوان یک پروژه شناسایی ، تصویب و برنامه ریزی نمود. بر اساس استاندارد pmbok ، این تغییرات، ارزش یا Value در سازمان را افزایش می دهند. این ارزش ها می توانند ملموس یا ناملموس باشند.

 

انواع ارزش در سازمان:

• ارزش ملموس مانند افزایش سرمایه سازمان
• ارزش ناملموس مانند بهبود اعتبار و برند سازمان در بازار

 

تعریف مدیریت پروژه در استاندارد pmbok چیست؟

مطابق استاندارد pmbok ، مدیریت پروژه استفاده از دانش، مهارت، ابزار و تکنیک جهت دستیابی به الزامات پروژه توسط فعالیت های پروژه می باشد.

 

مزایای مدیریت پروژه بر اساس استاندارد pmbok

• دستیابی به اهداف کسب و کار سازمان:

پروژه ها به عنوان اجزای برنامه استراتژیک سازمان، نقش مهمی را در موفقیت استراتژی های سازمانی و دستیابی به اهداف کسب و کار سازمان ایفا می کنند. بر اساس استاندارد pmbok ، مدیریت پروژه سازمانی از طریق اجرای موفق پروژه ها، دستیابی به اهداف کسب و کار سازمان را ممکن می سازد.

 

• برآورده کردن انتظارات ذینفعان:

ذینفعان گوناگون و انتظارات متفاوت آنها و بعضا تضاد منافع ذینفعان می تواند از علل شکست پروژه ها تلقی شود. بر اساس استاندارد pmbok ، مدیریت پروژه از طریق فرایندهای مدیریت ذینفعان ، سعی در افزایش میزان همراهی ذینفعان پروژه و به تبع آن افزایش احتمال موفقیت پروژه دارد.

 

• افزایش شانس موفقیت سازمان:

بر اساس استاندارد pmbok ،مدیریت پروژه ، سرعت و انعطاف سازمان را در مقابله با تغییرات روزافزون صنعت و بازار بالا می برد و حاشیه امنی را در بازار رقابتی برای سازمان ، فراهم می نماید. در واقع دستیابی به اهداف سازمانی آنهم در فضای سراسر تغییر، کاری دشوار است که بدون مدیریت پروژه ها ممکن نیست.

 

• تحویل محصول مناسب در زمان مناسب:

عدم تحویل محصول مناسب (محصول مناسب: محصولی با عملکرد و به میزان تعریف شده) و یا عدم تحویل به موقع محصول می تواند توجیه استفاده از محصول پروژه را زیرسئوال ببرد. در واقع ، در اغلب موارد تحویل دیرهنگام محصول پروژه می تواند موجبات کاهش حاشیه سود یا حتی شکست پروژه را فراهم نماید.

بر اساس استاندارد pmbok ، مدیریت پروژه از طریق مدیریت یکپارچگی پروژه ، مدیریت محدوده پروژه، مدیریت زمان پروژه، مدیریت هزینه پروژه، مدیریت کیفیت پروژه، مدیریت منابع پروژه، مدیریت ارتباطات پروژه، مدیریت ریسک پروژه، مدیریت تدارکات پروژه و مدیریت ذینفعان پروژه، تحویل محصول مناسب در زمان مناسب به مشتری را تضمین می کند.

 

• حل کردن مسائل و مشکلات سازمان:

مطابق استاندارد pmbok ، مشکلات سازمان از طریق تعریف پروژه های بهبود و بکارگیری مدیریت پروژه برای آغاز و تصویب پروژه، برنامه ریزی پروژه، اجرای پروژه، کنترل پروژه و اختتام پروژه، قابل حل می باشند.

 

• پاسخ دادن به موقع به ریسک ها:

ریسک ها به عنوان فرصت ها و تهدیدها همواره می توانند به عامل شکست یا پیروزی پروژه ها تبدیل شوند. بر طبق استاندارد pmbok ،مدیریت پروژه در حوزه مدیریت ریسک، به تدوین برنامه مدیریت ریسک پروژه ، شناسایی ریسک های پروژه ، آنالیز و تحلیل کیفی و کمی ریسک ها ، برنامه ریزی جهت پاسخ به ریسک ها ، اجرای برنامه های پاسخ به ریسک ها و نظارت بر ریسک ها می پردازد. لذا با کمک مدیریت ریسک پروژه ، می توان شدت مورد انتظار وقوع ریسک ها را در مورد ریسک های مثبت افزایش و در مورد ریسک های منفی کاهش داد و شانس موفقیت پروژه ها را افزایش داد.

 

• بهینه سازی استفاده از منابع سازمان:

بر اساس استاندارد pmbok ، مدیریت پروژه از طریق کاهش میزان بیکاری منابع پروژه و رفع کمبود منابع می تواند به افزایش کارایی منابع و واقعی شدن برنامه پروژه و کاهش هزینه پروژه کمک کند. در واقع تا زمانی که کمبود منابع وجود داشته باشد زمانبندی پروژه محقق نخواهد شد و تاخیر پروژه دور از ذهن نخواهد بود. همچنین تا زمانی که منابع بیکار در پروژه موجود باشند هزینه ها افزایش خواهند یافت.

 

• ایجاد توازن بین محدودیت های پروژه:

بر طبق استاندارد pmbok ، محدودیت های پروژه با هم در تعامل دارند. به عنوان مثال: با افزایش محدوده پروژه (کارهای پروژه)، هزینه و زمان پروژه ممکن است افزایش یابد. بر طبق استاندارد pmbok ، ایجاد توازن بین محدودیت های گوناگون پروژه از جمله محدوده، زمان، هزینه و کیفیت از طریق مدیریت پروژه سازمانی میسر خواهد شد.

 

در مجموع باید گفت که سازمان ها از طریق تعریف مناسب پروژه ها و مدیریت پروژه سازمانی حرفه ای ، می توانند شانس پیروزی و موفقیت پروژه ها را افزایش دهند. از طریق استقرار سیستم مدیریت پروژه بر اساس استاندارد pmbok می توانید سازمان خود را در این زمینه قدرتمند نمایید.

 

مطالب مرتبط :

• استقرار استاندارد PMBOK
• دفتر مدیریت پروژه یا PMO چیست ؟
• PMS یا سیستم سنجش پیشرفت
• فعالیت بحرانی و شناوری
• 10 اشتباه مهلک در طراحی نرم افزار مدیریت پروژه