مدیریت پروژه
۱۰ اشتباه مهلک در طراحی نرم افزار مدیریت پروژه
شهریور
گرچه نرم افزارهای متعددی برای مدیریت پروژه یا فرآیندهای سازمان موجود است لیکن با توجه به خاص بودن برخی از نیازهای سازمان ها ، آنها غالبا ترجیح می دهند تا نرم افزاری را مطابق با خواسته های خود طراحی کنند. در این هنگام ، معمولا سازمان ها اشتباهاتی را انجام می دهند که شکست طراحی نرم افزار مدیریت پروژه را رقم می زنند.
اشتباه ۱ : طراحی نرم افزار ، همزمان با طراحی رویه ها و فرآیندها انجام شود.
طراحی نرم افزار مدیریت پروژه باید مدت ها بعد از طراحی و اجرای رویه ها و فرآیندها انجام شود. این به آن معنا است که تا از صحت کارکرد رویه ها و فرآیندها اطمینان حاصل نشده نباید آن را به نرم افزار تبدیل کرد. درصورت تغییر رویه ها یا فرآیندها ، طراحی های انجام شده در نرم افزار ، نیاز به اصلاحات شدید و زمان بر خواهد داشت.
اشتباه ۲ : طراحی نرم افزار ، بدون مشارکت کاربران اصلی انجام شود.
طراحی نرم افزار مدیریت پروژه باید با مشارکت دادن کاربران اصلی نرم افزار انجام شود تا از علاقه مندی ها و تجربیات آنها در طراحی نرم افزار استفاده کرد. این کار باعث مناسب بودن نرم افزار طراحی شده با خواسته های کاربران خواهد بود و احتمال استفاده کاربران از آن نرم افزار را افزایش می دهد.
اشتباه۳ : طراحی نرم افزار ، بسیار پیچیده باشد.
طراحی پیچیده نرم افزار مدیریت پروژه ، موجب سردرگمی کاربران در آن شده و مقاومت آنها را در به کارگیری از نرم افزار افزایش می دهد.
اشتباه ۴ : بخش های مختلف نرم افزار ، دارای خطا باشد.
وجود خطاهای نرم افزاری به شدت موجب نارضایتی کاربران خواهد شد. در ذیل نمونه هایی از این خطاها فهرست شده اند:
- وجود پیام های خطا
- محاسبات نادرست
- فونت های به هم ریخته
- طولانی شدن بیش از حد زمان اجرای دستورات
- وجود محدودیت های زیاد جهت ورود اطلاعات (مثلا: محدودیت پیوست کردن تنها فایل های با حجم کمتر از ۱ مگ)
- محدودیت های نمایش اطلاعات (مثلا: جدا نکردن اعداد به صورت ۳ رقم ۳ رقم)
اشتباه ۵ : استفاده از نرم افزار ، زمان زیادی از کاربران صرف کند.
ازدیاد فرم های ورود اطلاعات در نرم افزار ، زمان زیادی را از کاربران صرف نموده و به مرور به روند کاری و علاقه مندی آنها جهت کار با نرم افزار مدیریت پروژه لطمه وارد می نماید.
اشتباه ۶ : طراحی نرم افزار ، فراتر از نیاز یا بلوغ سازمان باشد.
اگر بخش های نرم افزار فراتر از نیاز یا بلوغ سازمان باشد معمولا کاربران دو نوع برخورد در قبال این بخش ها خواهند داشت:
- عدم تکمیل اطلاعات
- تکمیل اطلاعات با صرف زمان زیاد
- تکمیل اطلاعات به صورت نادرست
اشتباه ۷ : طراحی نرم افزار ، در دوره عدم ثبات در سازمان باشد.
هنگام تغییرات و آشفتگی ، نقطه مناسبی برای طراحی نرم افزار مدیریت پروژه نیست. این تغییرات ممکن است شامل موارد زیر باشند:
- تغییرات در حوزه های کسب و کار
- تغییرات در اولویت های سازمانی
- تغییرات در فرآیندها و رویه ها
- تغییرات در کاربران نرم افزار
اشتباه ۸ : نرم افزار ، ظاهری کاربر پسند نداشته باشد.
طراحی نامناسب ظاهری و گرافیکی در User Interface ، هیجان کاربران را در ابتدای کار با نرم افزار از بین می برد.
اشتباه ۹ : کاربران در مورد نیاز سازمان به طراحی نرم افزار ، توجیه منطقی نشده باشد.
همان طور که می دانیم غالبا در حوزه های مختلف از جمله مدیریت پروژه نرم افزارهای زیادی در بازار موجود است. در صورت عدم توجیه کاربران ، در مورد هدف از طراحی نرم افزار مدیریت پروژه ، همکاری و مشارکت آنها ضعیف خواهد شد. این موضوع گاهی به صورت مانعی بر سر راه استقرار نرم افزار مشاهده خواهد شد.
اشتباه ۱۰ : در طراحی نرم افزار از تیم حرفه ای استفاده نشده باشد.
شناسایی نیازهای کاربران در هر صنعتی ، نیازمند استفاده از متخصصین همان صنعت است. در صورت از قلم انداختن بخش های مهم اطلاعاتی در نرم افزار مدیریت پروژه ، نیاز کاربران تامین نخواهد شد. این موضوع موجب می شود تا کاربران در استفاده از نرم افزار مقاومت نمایند . لذا با تغییر های شدید در نرم افزار در آینده نزدیک مواجه خواهیم بود.
مطالب مرتبط :
- استقرار استاندارد PMBOK
- استقرار سیستم مدیریت پروژه
- استقرار دفتر مدیریت پروژه PMO
- روش مسیر بحرانی cpm
- ۵ راز مدیران پروژه موفق
