مدیریت پروژه

نقشه راه دفتر مدیریت پروژه PMO

ارسال شده در توسط علی رحمتی توکل
نقشه راه دفتر مدیریت پروژه PMO استقرار pmo استقرار دفتر مدیریت پروژه شرح وظایف pmo راه اندازی و پیاده سازی roadmap pmbok rahmatitavakol_ali
12
مرداد

نقشه راه PMO گام های ضروری جهت ایجاد تا توسعه و بلوغ دفتر مدیریت پروژه را نشان می دهد.

توجه : PMO مخفف عبارت Project Management Office به معنای دفتر مدیریت پروژه می باشد.

مزایای نقشه راه دفتر مدیریت پروژه PMO

  • تعریف شفافی از مسیر حرکت ، رشد و توسعه دفتر مدیریت پروژه
  • ایجاد شناخت دقیق تر و زبان مشترک برای مدیران سازمان ، در مورد PMO
  • امکان برنامه ریزی دقیق تر برای پیشبرد فعالیت های PMO
  • کاهش ریسک های منفی (تهدیدها) و افزایش ریسک های مثبت (فرصت ها) در راه استقرار و عملکرد PMO

اجزاء نقشه راه PMO

  • اهداف دفتر مدیریت پروژه
  • اقلام قابل تحویل دفتر مدیریت پروژه
  • فعالیت های ضروری جهت دستیابی به اهداف و اقلام قابل تحویل مورد انتظار

مراحل استقرار نقشه راه دفتر مدیریت پروژه PMO Roadmap

  1. تشریح دقیق نیاز به PMO

  2. ارزیابی وضعیت موجود

  3. مشارکت با ذینفعان

  4. توافق در خصوص منشور PMO

  5. توسعه چهارچوب و متدولوژی استقرار PMO

  6. استقرار آزمایشی یا پایلوت و پشتیبانی

  7. بازنگری چهارچوب و متدولوژی استقرار PMO

  8. راه اندازی و استقرار دفتر مدیریت پروژه

  9. بهبود کارکردها و مکانیزم های PMO

 

۱- تشریح دقیق نیاز به PMO

دلایلی که سازمان ها به سبب آن ها به دنبال استقرار دفتر مدیریت پروژه هستند. از جمله این دلایل می توان به دلایل زیر اشاره نمود:

  • تمرکز بر پروژه های استراتژیک
  • یکپارچه سازی و بهبود فرآیندهای مدیریت پروژه

۲- ارزیابی وضعیت موجود

شناخت وضعیت موجود از جنبه های مختلف از قبیل:

  • میزان تمایل مدیران ارشد و میانی به راه اندازی PMO
  • تعداد پروژه ها
  • تنوع پروژه ها از لحاظ صنعت و سایز پروژه
  • ساختار سازمانی
  • شرایط فرهنگی
  • رویه ها و فرآیندهای موجود

۳- مشارکت با ذینفعان

نظرسنجی و تحلیل ذینفعان PMO‌ بسیار اهمیت دارد. در این خصوص موارد ذیل مورد بررسی واقع می شود:

  • نیازمندی ها و انتظارات ذینفعان از PMO
  • میزان همسویی و اعتقاد ذینفعان به اهمیت راه اندازی PMO
  • میزان تاثیر PMO بر فروشندگان و پیمانکاران و نیز بخش های داخلی سازمان از قبیل انبار ، تدارکات و …

۴- توافق در خصوص منشور PMO

ایجاد یک منشور برای PMO‌ ضرورت دارد. از مزایای وجود منشور PMO می توان به موارد زیر اشاره نمود:

  • ایجاد درک یکسان توسط ذینفعان در مورد PMO
  • کمک به همسو شدن ذینفعان با مسیر توسعه PMO
  • ایجاد تعهد در ذینفعان نسبت به PMO

ضرورت دارد که این منشور ، مورد توافق ذینفعان کلیدی دفتر مدیریت پروژه باشد.

این منشور می تواند شامل موارد ذیل باشد:

  • اهداف PMO
  • خدمات قابل ارائه توسط PMO‌ به ذینفعان مختلف
  • مسیر رشد PMO

۵- توسعه چهارچوب و متدولوژی استقرار PMO

انتخاب یک چهارچوب و متدولوژی مانند آبشاری (Waterfall) از اهمیت به سزایی برخوردار است.

۶- استقرار آزمایشی یا پایلوت و پشتیبانی

در این مرحله ، بایستی PMO را به صورت آزمایشی پیاده سازی نمود. تصمیم گیری در مورد نحوه استقرار آزمایشی می تواند در موفقیت آن نقش مهمی داشته باشد. به عنوان مثال سوالات زیر ، در مورد پیاده سازی آزمایشی دفتر مدیریت پروژه ، مطرح می شود:

  • در کدام پروژه ها باشد ؟
  • در کدام حوزه های مدیریت پروژه باشد ؟
  • در چند مرحله انجام شود ؟

نتایج موفقیت استقرار آزمایشی یا پایلوت PMO در سازمان :

  • افزایش اعتماد و خوش بینی ذینفعان به PMO
  • شناسایی دقیق اصلاحات مورد نیاز در PMO

۷- بازنگری چهارچوب و متدولوژی استقرار PMO

پس از استقرار آزمایشی و بررسی نتایج آن ، شناسایی اصلاحات و نقاط بهبود مورد نیاز ، امکان پذیر خواهد بود. در این مقطع ممکن است نیاز به اصلاح متدولوژی پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه باشد.

۸- راه اندازی و استقرار دفتر مدیریت پروژه

در این مرحله ، بر اساس بررسی نتایج استقرار آزمایشی یا پایلوت و اصلاحات مدنظر ، بایستی راه اندازی و استقرار نهایی PMO در تمامی سازمان (بر اساس یک برنامه زمانبندی) انجام می شود. در این مرحله ، جایگاه PMO در تمامی سازمان تثبیت می شود.

۹- بهبود کارکردها و مکانیزم های PMO

از آنجایی که هر فرآیند و بخش سازمانی ، امکان بهبود دارد ، دفتر مدیریت پروژه نیز می تواند به مرور ارزیابی و بهبود داده شود. این بهبود ، می تواند در عرصه های مختلف باشد:

  • بهبود شرح وظایف
  • بهبود شرایط احراز شغل
  • بهبود نحوه تعاملات با سایر ذینفعان
  • بهبود رویه ها و دستورالعمل های کاری
  • …

 

مطالب مرتبط:

 

در صورت تمایل به استفاده از منتورینگ و کوچینگ مدیران پروژه یا منتورینگ و کوچینگ مدیران PMO با شماره تلفن زیر تماس بگیرید:

09122333560

علی رحمتی توکل