گزارشات مدیرعامل یا هیئت مدیره

گزارشات مدیرعامل یا هیئت مدیره ، در سازمان ها یا شرکت های مختلف با توجه به برخی عوامل از جمله : انتظارات ذینفعان ، نوع فعالیت و بلوغ سازمان متفاوت می باشد. معمولا این گزارشات ، در اغلب سازمان های با بلوغ نسبتا مناسب مشاهده می شود.

توجه : این نوع از گزارشات معمولا ماهانه یا سه ماهه تهیه می شود.

هدف از گزارشات مدیرعامل یا هیئت مدیره

هدف اصلی این نوع از گزارشات سازمانی ، موارد ذیل‌ می باشد:

• ارائه وضعیت شاخص های کلیدی عملکرد ( KPI ) برای فرآیندهای اصلی سازمان
• ارائه میزان دستیابی به اهداف سازمانی
• ارائه میزان تحقق برنامه های سازمانی
• ارائه مشکلات موجود در سازمان
• …

مسئولیت ها

• تولید اطلاعات ورودی گزارشات : تمامی بخش های سازمان
• تهیه گزارشات : کارشناس بخش برنامه ریزی در سازمان
• تایید گزارشات : در صورت نیاز به تایید گزارشات ، مدیر عامل ، مسئولیت تایید آن ها را بر عهده دارد.
• توزیع گزارشات : معمولا بخش کنترل مدارک و مستندات یا DCC مسئولیت توزیع گزارشات را بر عهده دارد.

نرم افزار تهیه گزارشات مدیرعامل یا هیئت مدیره

• نرم افزار اکسل ( Excel )
• نرم افزار Word

توجه :‌ استفاده از نرم افزار اکسل ( Excel ) به دلیل امکان استفاده از آن ، برای تجمیع گزارشات و انجام محاسبات، بر نرم افزار Word ارجحیت دارد.

اجزای گزارشات

• توضیحات متنی : مانند دلایل تاخیر در اجرای برنامه های سازمانی
• جداول عددی : مانند وضعیت نیروی انسانی سازمان
• نمودارها : مانند نمودار روند پیشرفت برنامه های سازمان
• تصاویر : مانند تصاویری از فعالیت های اصلی سازمان

عوامل موثر بر محتوای گزارشات

• انتظارات مدیران ارشد و هیئت مدیره سازمان
• اندازه سازمان ( تعداد پرسنل ، بخش ها ، فعالیت ها ، پروژه ها و … )
• نوع فعالیت های سازمان
• میزان بلوغ سازمان

محتوای گزارشات

محتوای گزارشات ، با توجه به عوامل موثر فوق الذکر ، می تواند متفاوت باشد. برای مثال ، موارد زیر ، می تواند در این گزارش درج شود :

• وضعیت نیروی انسانی سازمان
• درصد پیشرفت برنامه های سازمانی
• دلایل تاخیر در اجرای برنامه های سازمانی
• میزان تحقق اهداف سازمانی
• شاخص های کلیدی عملکرد ( KPI : Key Performance Indicator) در هر فرآیند
• اهم مشکلات موجود
• …

 

تهیه گزارشات مدیرعامل یا هیئت مدیره

جهت هماهنگی ، با شماره زیر تماس حاصل فرمایید.

560 2333 0912

علی رحمتی توکل ، مدیر گروه مدیریت پروژه رهتا

 

مطالب مرتبط

• گزارشات ماهانه پروژه
• استقرار استاندارد PMBOK
• حوزه های دانش استاندارد PMBOK ویرایش ششم
• گزارشات روزانه پروژه