مدیریت پروژه

استقرار مرکز کنترل مدارک پروژه DCC

Posted on by علی رحمتی توکل
استقرار dcc
10
خرداد

استقرار DCC یا مرکز کنترل مدارک پروژه به سازمان های کمک می کند تا مدارک پروژه را به صورت حرفه ای کنترل و ردیابی کنند. همان طور که می دانیم در پروژه ها فازی به نام مهندسی یا طراحی (Engineering) وجود دارد که خروجی این فاز نقشه ها و مدارک پروژه است که برای سایر فازهای پروژه اعم از فاز خرید و نصب و اجرا ضرورت دارد. با توجه به ضرورت فاز طراحی می توان دریافت که مرکز کنترل مدارک از اهمیت بالایی برخوردار است.

توجه: واژه های کنترل مدارک و کنترل مستندات هم معنا می باشند.

توجه: واژه DCC مخفف کلمات Document Control Center به معنای مرکز کنترل مدارک می باشد.

تعریف Document

Document به تمامی مدارک و مستندات سازمانی اطلاق می شود که معمولا در فاز مهندسی پروژه ها به مواردی از قبیل نقشه ها ، محاسبات ، برنامه ها ، طرح های چیدمان ، رویه ها ، استانداردها ، گزارشات و … اشاره دارد.

اهمیت استقرار DCC

  • ثبت لیست مدارک پروژه
  • ردیابی و کنترل مراحل تکمیل طراحی پروژه
  • نظارت و کنترل نحوه ارسال و دریافت مدارک پروژه
  • نظارت و کنترل نحوه ارسال و دریافت اظهارنظرها در مورد مدارک پروژه
  • …

مراحل استقرار DCC

  • شناخت سازمان و پروژه
  • تعیین جایگاه سازمانی و نحوه ارتباط بخش کنترل مستندات یا DCC با سایر بخش های سازمان
  • تهیه شرح وظایف و شرایط احراز شغلی اعضای بخش کنترل مستندات یا DCC
  • تهیه لیست آموزش های مورد نیاز اعضای بخش کنترل مدارک
  • تهیه فرمت های بخش DCC
  • تهیه بانک های اطلاعاتی مورد نیاز بخش کنترل مدارک
  • تهیه داشبوردهای مدیریتی بخش کنترل مدارک
  • پشتیبانی نیازهای توسعه آتی بخش DCC

توجه: مراحل استقرار DCC برای کارفرما یا MC و مشاور ، تا حدی متفاوت می باشد.

توجه: واژه MC مخفف کلمات Management Contractor به معنای پیمانکار مدیریت می باشد.

نمونه هایی از گزارشات مرکز کنترل مدارک DCC

  • گزارش تعداد مدارک مهندسی پروژه در وضعیت های مختلف
  • گزارش تعداد مدارک صادر شده در دیسیپلین های مختلف
  • گزارش درصد پیشرفت فاز طراحی و مهندسی پروژه در هز یک از فازهای طراحی
  • گزارش آنالیز تاخیرات فاز مهندسی پروژه در هر یک از دیسیپلین های مهندسی
  • گزارش میانگین مدت زمان بررسی هر مدرک از سوی کارفرما یا MC
  • گزارش مجموع نفرساعت مدارک هر یک از دیسیپلین های مهندسی
  • گزارش تعداد مدارک در انتظار تایید کارفرما
  • …

برخی از واژه های مرتبط با DCC

  • Document Code / Number : کد یا شماره منحصر به فرد مدرک
  • MDR : بانک اطلاعاتی مدارک پروژه
  • Transmittal یا ترنسمیتال: فرم ارسال مدارک
  • Comment Sheet : فرم اظهار نظر در مورد مدارک
  • Reply Sheet : فرم پاسخ دهی
  • Document Status‌ : وضعیت مدرک
  • Document Rev : شماره ویرایش مدرک که معمولا از 00 شروع می شود.
  • …

 

جهت درخواست استقرار مرکز کنترل مدارک DCC در سازمان یا پروژه خود با شماره زیر تماس بگیرید:

۰۹۱۲۲۳۳۳۵۶۰

 

مطالب مرتبط :

Post Views: 197
علی رحمتی توکل

مدرس، منتور، ممیز و مشاور مدیریت پروژه