مدیریت پروژه
نمونه فرم ترانسمیتال
مهر
نمونه فرم ترانسمیتال برای اغلب پروژه ها ساختاری نزدیک به هم دارد. بخش کنترل مدارک یا مستندات پروژه متولی اصلی این فرم می باشد.
توجه: بخش کنترل مدارک پروژه ( DCC : Document Control Center ) ممکن است با عناوین کنترل مستندات یا مدیریت اسناد پروژه نیز شناخته شود.
توجه : فرم Transmittal با نام های ترنسمیتال یا ترانسمیتال نیز شناخته می شود.
نرم افزار طراحی فرم ترانسمیتال
از نرم افزارهای مختلفی می توان به این منظور استفاده نمود از جمله:
- Excel
- Word
- Access
- Sharepoint
- …
اما در میان موارد فوق ، محبوب ترین نرم افزار ، اکسل ( Excel ) می باشد.
انواع ترانسمیتال
فرم Transmittal معمولا دو نوع می باشد:
- External Transmittal یا ترانسمیتال خارجی: این فرم برای ارسال مدارک و اسناد پروژه بین دو شرکت مورد استفاده قرار می گیرد.
- Internal Transmittal یا ترانسمیتال داخلی: این فرم برای ارسال مدارک و اسناد پروژه بین دو بخش داخلی از یک شرکت مورد استفاده قرار می گیرد.
توجه : غالب شرکت ها فقط از ترانسمیتال خارجی استفاده می کنند.
نمونه فرم ترانسمیتال
اطلاعات درج شده در فرم ترنسمیتال یا Transmittal عبارتند از :
- نام فرم
- شماره فرم
- تاریخ صدور فرم
- لوگوی کارفرما و پیمانکار یا مشاور
- نام و سمت ارسال و دریافت کننده ترنسمیتال
- نام مدارک یا مستندات ( نقشه ها و … ) ارسالی
- کد یا شماره مدارک یا مستندات ( نقشه ها و … ) ارسالی
- شماره ویرایش مدارک ارسالی
- هدف از ارسال مدارک ( برای تایید ، برای اظهار نظر ، برای اطلاع )
- تعداد نسخ الکترونیکی و کاغذی مدارک و مستندات
ارتباط بانک اطلاعاتی کنترل مدارک و مستندات ( MDR ) و فرم ترانسمیتال
از آنجایی که تمامی رفت و برگشت های مدارک و مستندات ، بین ارسال کنندگان و دریافت کنندگان مدارک ، بایستی پیگیری و کنترل شوند ، لذا فرم ترنسمیتال نیز به جهت دارا بودن اطلاعات صدور و ارسال مدارک ، بایستی در MDR ثبت و مدیریت شود. بدین منظور ، باید در MDR ، در مورد هر مدرک یا نقشه ، مشخص شود که هر ویرایش آن ، با کدام ترانسمیتال ( شماره و تاریخ ترنسمیتال ) ارسال شده است تا در مراحل بعدی بتوان مسیر حرکت و تکامل مدارک را کنترل نمود.
آرشیو یا بایگانی فرم ترانسمیتال
ضروری است که اسکن تمامی فرم های ترانسمیتال امضاء شده ، به صورت فایل الکترونیکی ، در یک سرور ذخیره شود.
ارسال کنندگان و دریافت کنندگان فرم ترانسمیتال
معمولا مدارک از سوی پیمانکاران یا مشاوران به کارفرما ارسال می شود. با این وجود ممکن است در مواردی ، برخی مدارک ، از سوی کارفرما برای پیمانکار یا مشاور ارسال شود. لذا ، در هر دو مورد ، نیز ضرورت دارد که Transmittal Form صادر شود.
مطالب مرتبط :
- استقرار مرکز کنترل مدارک پروژه DCC
- استقرار استاندارد PMBOK
- داشبورد DCC در اکسل
- آموزش اکسل در مرکز کنترل مدارک DCC
- آموزش کنترل مدارک یا DCC
- تهیه برنامه زمانبندی پروژه
- فرم های مدیریت پروژه
