مدیریت پروژه
رویه مدیریت جلسات پروژه
20
اسفند
اسفند
رویه مدیریت جلسات پروژه، از جمله رویه های ضروری در هر سازمان پروژه محور است. جلسات نقش مهمی در پروژه ها دارند. این جلسات، اگر خوب مدیریت شوند می توانند شانس موفقیت پروژه را افزایش دهند و در صورتی که نامناسب برگزار شوند به مانعی در راه پیشرفت پروژه تبدیل می شوند.
رویه مذکور ، به منظور تشریح اصول برگزاری جلسات در سازمان ها و تشریح فرمت ها و فرآیندهای ضروری جهت مدیریت جلسات می پردازد.
اهداف رویه مدیریت جلسات پروژه
- انتخاب افراد مناسب جهت شرکت در جلسات
- ایجاد آمادگی در مدعوین، پیش از حضور در جلسات
- مطرح شدن موضوعات هم سو را اهداف جلسات
- مدیریت زمان جلسات و کاهش اتلاف وقت در جلسات
- جمع بندی مناسب در جلسات
- پیگیری مناسب توافقات جلسات
توجه: در برخی از سازمان ها، ممکن است به جای واژه رویه ، از دستورالعمل یا روش اجرایی یا راهنما استفاده شود.
فرآیندهای مدیریت جلسه
- پیش از برگزاری
- حین برگزاری
- بعد از برگزاری
فرآیندهای پیش از برگزاری
- هدف گذاری جلسات: از جلسات بی هدف و پوچ جلوگیری کنید.
- انتخاب مدعوین: مدعوین نامرتبط، جایی در جلسات ندارند.
- هماهنگی فضای برگزاری جلسات: مکان برگزاری، در زمان مورد نیاز، در اختیار باشد.
- مهیا کردن سایر شرایط مورد نیاز جهت برگزاری جلسات: ابزارهایی مانند لپ تاپ، پرژکتور و … تهیه شود.
- ایجاد هماهنگی با مدعوین: مدعوین، باید نقش خود را جهت حضور در جلسه و زمان و مکان جلسه را بدانند.
فرآیندهای حین برگزاری
- مدیریت زمان جلسات: چهارچوب زمانی جلسات، حفظ شود.
- جمع بندی جلسات: نتیجه گیری و دست یابی به توافقات و مصوبات در جلسات، ضروری است.
فرآیندهای بعد از برگزاری
- پیگیری اقدامات مصوب در جلسات: مصوب کردن اقدامات، بدون پیگیری آن ها، پس از جلسات، اقدامی عبث و بی فایده می باشد.
- گزارش دهی از نتایج اقدامات نتایج: تهیه گزارشات، از آخرین وضعیت اقدامات مصوب، در جلسات، موجب تصمیم گیری های مناسب شده و به رفع موانع انجام مصوبات جلسات کمک می نماید.
فرمت های مورد نیاز
- فرم دستورجلسه
- فرم صورتجلسه
- فرمت بانک اطلاعاتی صورتجلسات
- فرمت گزارشات کنترل مصوبات جلسات
کوچینگ و منتورینگ مدیریت پروژه
اگر جویای کار در حوزه کنترل پروژه یا مدیریت پروژه هستید یا در صورتی که تمایل به رشد و ارتقاء حرفه ای در سازمان خود دارید، این خدمت، برای شما بهترین انتخاب است.
طراحی سیستم مدیریت پروژه
- می توانید جهت استفاده از خدمات مشاوره و استقرار سیستم مدیریت پروژه از قبیل : طراحی فرم ها ، رویه ها و دستورالعمل ها ، بانک های اطلاعاتی و داشبوردهای مدیریت پروژه با ما تماس بگیرید.
- تلفن تماس : ۰۹۱۲۲۳۳۳۵۶۰
مطالب مرتبط :
