دفتر مدیریت پروژه یا PMO چیست ؟

دفتر مدیریت پروژه یا PMO چیست ؟ شرح وظایف آن چیست ؟

بخش PMO یا دفتر مدیریت پروژه از مهم ترین بخش های هر سازمان پروژه محور می باشد که نقش کلیدی در استاندارد سازی فرآیندهای مدیریت پروژه (Project Management Processes) در سازمان ها ایفا می کند.

 

توجه: PMO مخفف عبارت Project Management Office می باشد.

 

نقش و وظایف PMO :

✅ تمرکزدهی و هماهنگی مدیریت پروژه های سازمان:

پروژه های سازمان، می توانند به صورت متمرکز در بخش PMO ، مدیریت و هماهنگ شوند.

 

✅ مديريت منابع مشترک برای تمام پروژه های سازمان:

بخش PMO ، می تواند در مدیریت منابع مشترک بین پروژه ها تصمیم گیری کند. برای مثال اگر دو پروژه همزمان به یک کامیون نیاز داشتند ، تصمیم گیری درباره محل حضور کامیون، بر عهده این بخش خواهد بود.

 

✅ ثبت دروس آموخته و فایل های مدیریت پروژه ها:

تجربیات ارزشمندی در هر پروژه در قالب فایل ها و دروس آموخته شده ایجاد خواهد شد که ثبت و نگهداری این درس آموخته ها و فایل ها توسط بخش PMO انجام خواهد شد. برای مثال: WBS و برنامه زمانبندی پروژه ها، تخمین هزینه های پروژه ها، گزارشات ماهانه پروژه ها، ریسک های پروژه ها و بسیاری موارد دیگر از جمله اطلاعات مهمی هستند که توسط دفتر مدیریت پروژه ، ثبت و نگهداری می شوند.

 

✅ به اشتراک گذاری دروس آموخته و فایل های مدیریت پروژه ها:

بخش PMO که پیش از این ثبت دروس آموخته و فایل های مدیریت پروژه ها را بر عهده داشت، اکنون آنها را برای سایر پروژه های سازمان به اشتراک می گذارد.

 

✅ طراحی سیستم مدیریت پروژه:

بخش PMO ، مهم ترین کاری که بر عهده دارد طراحی سیستم مدیریت پروژه جهت یکپارچه سازی پروژه ها و کاهش اعمال سلیقه شخصی، در مدیریت پروژه های سازمان است.

 

✅ آموزش تیم مدیریت پروژه:

بخش PMO ، آموزش سیستم مدیریت پروژه طراحی شده توسط خود را به تیم مدیریت پروژه های سازمان بر عهده دارد.

 

✅ نظارت بر نحوه اجرای فرایندهای مدیریت پروژه:

بخش PMO ، مراقبت از اجرای سیستم مدیریت پروژه طراحی شده را نیز بر عهده دارد. در واقع این بخش، باید طی ممیزی ها و کنترل های دوره ای منظم یا غیر منظم، از اجرای سیستم مدیریت پروژه ، توسط تمام مدیران پروژه ها و تیم مدیریت پروژه ها اطمینان حاصل نماید تا در صورت وجود معضلی در اجرای این سیستم، از آن مطلع و راهکاری جهت رفع آن ارائه نماید.

 

✅ توسعه و مديريت سياست ها، رويه ها و الگوها:

توسعه دادن سیاست ها، الگوها و فرمت های آماده جهت مدیریت بهتر پروژه ها نیز از جمله وظایف و نقش های بخش PMO ، است.

 

✅ هماهنگي و تمرکزدهی ارتباطات در سراسر پروژه از جمله میان ذینفعان پروژه:

بخش PMO ، در زمینه برقراری ارتباط بین مدیران پروژه ها، مدیران بخش ها و سایر ذینفعان کلیدی پروژه ها نقش موثری بر عهده دارد.

 

نویسنده: علی رحمتی توکل ، مدرس و مشاور مدیریت پروژه

جهت درخواست راه اندازی و استقرار دفتر مدیریت پروژه (PMO) و برگزاری دوره آموزشی در سازمان شما با شماره 09122333560 تماس بگیرید.

 

مطالب مرتبط:

• فعالیت بحرانی و شناوری
• دوره از بانک اطلاعاتی تا داشبورد مدیریتی در اکسل
• دوره مدیریت پروژه کاربردی
• دوره استقرار دفتر مدیریت پروژه PMO