مدیریت پروژه, نرم افزار اکسل
داشبورد DCC در اکسل
اردیبهشت
داشبورد DCC در اکسل ، گزارشات متنوع ، خلاصه و منعطف می باشد که با توجه به در دسترس بودن نرم افزار اکسل در اغلب سازمان ها و ابزارهای حرفه ای موجود در اکسل ، می تواند راهکار مناسبی برای مدیریت و کنترل اطلاعات مدارک و نقشه های پروژه ها برای مدیران مهندسی و پروژه ها باشد.
مرکز کنترل اسناد و مدارک DCC
از بخش های مهم هر سازمان پروژه ، مرکز کنترل مدارک یا DCC است. پروژه های E ، EP ، EC ، EPD ، EPCC ، EPCCFM و EPC دارای فاز طراحی و مهندسی یا Engineering می باشند که در آن مدارک و نقشه ها تولید می شوند.
توجه: واژه DCC مخفف Document Control Center می باشد.
مرکز کنترل اسناد و مدارک یا DCC معمولا وظایف ذیل را برعهده دارد:
- ثبت وضعیت و مراحل گردش مدارک و نقشه های پروژه در بانک اطلاعاتی
- تهیه گزارشات مدیریتی از وضعیت نقشه ها و مدارک پروژه ها
- دریافت و توزیع مدارک و نقشه ها و نظرات دریافتی در خصوص مدارک و نقشه ها به بخش های مرتبط سازمانی
- صدور یا دریافت ترنسمیتال یا Transmittal در مورد مدارک و نقشه ها
- صدور یا دریافت Comment Sheet در مورد مدارک و نقشه ها
- …
داشبورد کنترل مدارک DCC در اکسل
نرم افزار اکسل ، شاهکار بی نظیر دنیای نرم افزارها ، محصول شرکت مایکروسافت ، ابزارهای متنوعی برای طراحی داشبوردهای مدیریتی در اختیار کاربران قرار می دهد. داشبوردها ، گزارشات مدیریتی هستند که به مدیران در یک نگاه وضعیت سازمان ، بخش ، فرآیند یا پروژه را گزارش می کنند. داشبورد DCC با اتصال به بانک اطلاعاتی کنترل مدارک یا همان MDR یا DCI می تواند گزارشات متنوع و حرفه ای را در اختیار مدیران مهندسی و پروژه ها قرار دهد تا پیگیری و کنترل فرآیند طراحی و بازبینی مدارک توسط DCC را تسهیل نماید.
توجه: واژه MDR مخفف Master Document Register می باشد.
توجه: واژه DCI مخفف Document Control Index می باشد.
مراحل طراحی داشبورد DCC در اکسل
- فاز شناخت سازمان و فرآیند کنترل مدارک و اسناد
- فاز تعریف نیازمندی سازمان در حوزه کنترل مدارک و اسناد
- طراحی بانک اطلاعاتی کنترل مدارک و اسناد در اکسل
- طراحی صفحات تحلیل کنترل مدارک و اسناد در اکسل
- طراحی داشبورد کنترل مدارک و اسناد در اکسل
محتویات داشبورد DCC در اکسل
داشبورد کنترل مدارک و اسناد DCC در اکسل می تواند شامل جداول خلاصه یا نمودارهایی در مورد هر یک از موارد ذیل:
- تعداد مدارک تولیدی در هر ماه توسط هر بخش
- مجموع نفر ساعت هر یک از دیسیپلین ها یا بخش های طراحی
- آنالیز تاخیرات زمانبندی فاز طراحی و مهندسی
- درصد پیشرفت فیزیکی کل فاز طراحی و مهندسی
- درصد پیشرفت فیزیکی طراحی مدارک هر بخش
- میانگین مدت زمان بررسی نقشه ها و مدارک توسط کارفرما
- میانگین مدت زمان اصلاح نقشه ها و مدارک توسط مشاور یا پیمانکار
- تعداد نظرات ارسال شده توسط کارفرما طی ماه گذشته
مطالب مرتبط:
- داشبورد مدیریت پروژه
- داشبورد مدیریت منابع انسانی در اکسل
- داشبورد مدیریت قراردادها در اکسل
- داشبورد مدیریت تدارکات در اکسل
- آموزش اکسل در مدیریت تدارکات (تامین، خرید و بازرگانی)
