مدیریت پروژه, نرم افزار اکسل
داشبورد مدیریت قراردادها در اکسل
اردیبهشت
داشبورد مدیریت قراردادها در اکسل ابزاری حرفه ای برای مدیریت اطلاعات و پیگیری قراردادهای سازمان یا پروژه ها می باشد. تعدد قراردادها و اطلاعات متنوع آنها ، ضرورت مدیریت قراردادها را دوچندان می نماید. مدیران سازمان ها ، مدیران پروژه ها و مدیران بخش قراردادها یا پیمان ها ، سعی در مدیریت قراردادهای بالادستی (کارفرمایی) و پایین دستی (پیمانکاری) دارند.
مدیریت قراردادها
در اغلب سازمان ها ، وظیفه انجام و پیگیری فرآیندهای مرتبط با استعلام و مناقصات ، ارزیابی و انتخاب پیمانکاران ارائه دهنده خدمات به سازمان یا پروژه ، بر عهده بخش مدیریت قراردادها یا پیمان ها می باشد. البته این بخش ممکن است با نام امور حقوقی و قراردادها نیز دیده شود. در شرکت هایی که اعتقاد به کار سیستمی در سطوح مدیریتی شکل گرفته است معمولا کارشناسانی مراحل مختلف قراردادها را به صورت منظم دنبال می کنند. از طرفی می دانیم معمولا بخش قراردادها دغدغه های زیادی دارد که می توان در ذیل به اهم آنها اشاره داشت:
- تعدد مناقصات
- تعدد شرکت کنندگان در مناقصات
- تعدد پیمانکاران
- تعدد بخش های متقاضی خدمات
- تعدد مراحل برون سپاری خدمات (از درخواست خدمات تا انعقاد قرارداد)
- تعدد مراحل کنترل قراردادها
- لزوم رعایت لیست پیمانکاران مورد تایید (AVL)
- لزوم رعایت آیین نامه ها و دستورالعمل های برون سپاری
- حجم بالای مکاتبات در خصوص هر یک از مراحل برون سپاری
- …
توجه: واژه برون سپاری ، معادل واژه outsourcing می باشد.
داشبورد مدیریت قراردادها در اکسل
نرم افزار اکسل ، شاهکار بی نظیر دنیای نرم افزارها ، محصول شرکت مایکروسافت ، ابزارهای متنوعی برای طراحی داشبوردهای مدیریتی دارد. داشبوردها ، گزارشات مدیریتی هستند که به مدیران در یک نگاه وضعیت سازمان ، بخش یا پروژه را گزارش می کنند. داشبورد مدیریت پیمان ها یا قراردادها ، با اتصال به بانک اطلاعاتی قراردادها می تواند گزارشات متنوع و حرفه ای را در اختیار مدیران قرار دهد تا پیگیری امور و تصمیم گیری در حوزه پیمان ها را تسهیل نماید.
مراحل طراحی داشبورد مدیریت قراردادها در اکسل
- فاز شناخت سازمان و فرآیند مدیریت قراردادها
- فاز تعریف نیازمندی سازمان در حوزه قراردادها
- طراحی بانک اطلاعاتی مدیریت قراردادها در اکسل
- طراحی صفحات تحلیل مدیریت قراردادها در اکسل
- طراحی داشبورد مدیریت قراردادها در اکسل
محتویات داشبورد مدیریت قراردادها
داشبورد مدیریت قراردادها در اکسل می تواند شامل جداول خلاصه یا نمودارهایی در مورد هر یک از موارد ذیل:
- تعداد قراردادهای فعال
- تعداد قراردادهای شروع نشده
- تعداد قراردادهای در حال اجرا
- تعداد قراردادهای خاتمه یافته
- نسبت قراردادهای خلع ید شده به کل قراردادها
- نسبت قراردادهای تحویل موقت شده به کل قراردادها
- درصد پیشرفت فرآیند مدیریت قراردادها
- درصد پیشرفت فیزیکی هر یک از قراردادها
- تعداد درخواست های خرید خدمات یا برون سپاری فوری
- آنالیز تاخیرات زمانبندی هر یک از قراردادها
- میانگین مدت زمان هر یک از مراحل برون سپاری
مطالب مرتبط:
- داشبورد مدیریت پروژه
- داشبورد مدیریت منابع انسانی در اکسل
- داشبورد DCC در اکسل
- دوره گزارشات مدیریتی در اکسل
- آموزش اکسل در مدیریت تدارکات (تامین، خرید و بازرگانی)
